El registro de viajeros es obligatorio
En España, todo alojamiento turístico está obligado a recoger los datos de sus huéspedes y comunicarlos a las autoridades. No es una recomendación: es ley, y su incumplimiento conlleva sanciones. La buena noticia es que, bien montado, se hace solo en cada reserva.
Qué es SES Hospedajes
SES Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior a través de la cual los alojamientos comunican los datos de sus huéspedes. Sustituye al antiguo parte de viajeros en papel y centraliza la información en un sistema digital. Como anfitrión, tienes que dar de alta tu alojamiento en el sistema y comunicar cada estancia dentro del plazo establecido.
Qué datos hay que comunicar
A grandes rasgos, de cada huésped mayor de edad se recogen:
- Datos de identidad (nombre, apellidos, documento).
- Datos del documento de identidad o pasaporte.
- Datos de la estancia (fechas, alojamiento).
- En algunos casos, datos de pago de la reserva.
Estos datos deben comunicarse en el plazo que marca la normativa tras la llegada y conservarse durante el tiempo establecido.
Cómo te lo automatiza el check-in online
Hacer esto a mano, reserva a reserva, es un peñazo y una fuente de errores. Aquí es donde el check-in online lo cambia todo:
- El huésped rellena sus datos antes de llegar, desde su móvil.
- La herramienta los valida y los vuelca directamente al sistema oficial.
- Tú te olvidas del papeleo y reduces el riesgo de errores o de olvidarte de una comunicación.
Además, el check-in online mejora la experiencia: el huésped llega con todo resuelto y tú recibes sus datos sin perseguir a nadie.
Parte legal y experiencia, en lo mismo
El registro de viajeros es la pata legal del check-in, pero el check-in es mucho más. Si quieres montar todo el proceso de llegada bien (presencial, lockbox o cerradura inteligente), lo tienes en cómo hacer el check-in a los huéspedes.
Y para los imprevistos del día de la llegada, como cuando alguien no aparece, mira qué hacer cuando un huésped no se presenta.